Podstawowe obowiązki zarządcy nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej wynikają z ustawy o własności lokali oraz z postanowień zawartych w umowie o zarządzanie. Zarządca pełni kluczową rolę w administrowaniu nieruchomością wspólną, dbając o jej stan techniczny, bezpieczeństwo oraz interesy mieszkańców.
Standardowy zakres obowiązków obejmuje w szczególności:
- utrzymanie nieruchomości, rozumiane jako zarządzanie bieżącą eksploatacją budynku, w tym dbałość o jego stan techniczny i estetyczny, a także organizację i nadzór nad pracami konserwacyjnymi, remontowymi oraz inwestycyjnymi,
- zarządzanie finansami, a w tym prowadzenie obsługi księgowej wspólnoty oraz działań windykacyjnych, zarządzanie funduszem remontowym i bieżącym, sporządzanie rocznych planów budżetowych oraz rozliczeń,
- reprezentację wspólnoty w kontaktach z zewnętrznymi dostawcami usług, wykonawcami, organami administracji publicznej oraz w postępowaniach sądowych,
- zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie użytkowania części wspólnych nieruchomości, w tym organizacja systemów zabezpieczeń i monitoringu, dbałość o przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
- komunikację z mieszkańcami poprzez informowanie właścicieli lokali o wszystkich ważnych sprawach dotyczących wspólnoty, organizowanie zebrania wspólnoty, mediację w przypadku konfliktów między mieszkańcami,
- prowadzenie i archiwizację dokumentacji, w tym zarówno dokumentacji technicznej budynku, jak i dokumentacji związanej z prowadzeniem spraw administracyjnych, protokołów z zebrań wspólnoty, umów z dostawcami i wykonawcami,
- gospodarkę odpadami komunalnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami i potrzebami mieszkańców.